slimmer werken

Favoriete hardware top 3 voor onderweg

1. USB stick met portable Windows apps

“Voor situaties waarin ik perse gebruik moet maken van windows applicaties heb ik altijd een USB stick bij me waarop een aantal portable Windows apps staan geïnstalleerd. Je kunt alle mainstream Windows applicaties die speciaal zijn geconfigureerd voor een USB-stick gewoon downloaden van portableapps.com. Er is altijd wel ergens een windows computer in de buurt waarmee ik met de portable apps op mijn USB stick aan de slag kan. Groot voordeel is dat ik altijd mijn eigen ‘digitale omgeving’ bij me heb en dat privébestanden, cache en wachtwoorden niet terecht komen op een gastcomputer en dus ook geen vervuiling opleveren. Portable apps applicaties die ik regelmatig gebruik zijn Google Chrome en Open Office.”

2. iPad met Zaggmate toetsenbord en een Pogo Sketch stylus

“De iPad is een echte doorbraak voor een nomad worker. Alle kenniswerk dat je voorheen op je computer of laptop deed, kun je tegenwoordig ook prima met apps op je iPad doen. Het mooie van apps is dat ze het meteen doen zodra je het scherm hebt aangeraakt. In de tijd dat ik mijn notebook nog gebruikte, moesten mensen tijdens vergaderingen nog regelmatig ginnegappen omdat zij met hun papieren agenda en notitieblok veel sneller waren. Het opstarten van de notebook duurde namelijk een eeuwigheid. Nu ik de iPad gebruik is dat afgelopen. Ik heb altijd alle informatie met een paar aanrakingen van het touchscreen bij de hand. Ook het maken van aantekeningen of het invoeren van afspraken gaat nu razendsnel. Een prettige eigenschap van de iPad is dat je hem er makkelijk ‘even bij pakt’, of je nu vlak na een vergadering in de auto nog snel een paar aantekeningen maakt of ‘s avonds op de bank lekker wilt ‘couch-surfen’. Ik heb de iPad overigens zelf gekocht omdat ik het gewoon leuk vind om met de nieuwste technieken aan de slag te gaan in het dagelijkse leven.”

“Twee accessoires die ik graag in combinatie met mijn iPad gebruik zijn het Zaggmate bluetooth toetsenbord en de Pogo Sketch stylus. De Zaggmate is een standaard, beschermhoes en toetsenbord in één en neemt nauwelijks extra ruimte in beslag. Mooi is dat de Zaggmate volledig is geënt op het gebruik van apps die je direct via het toetsenbord kunt besturen. Met de Zaggmate werkt de iPad opeens net als een netbook, maar dan met de voordelen van apps. Ik gebruik meestal het virtuele keyboard van de iPad zelf omdat ik alleen maar korte teksten hoef te typen wanneer ik onderweg ben. De Pogo Sketch stylus is een handig aluminium pennetje dat ik op het scherm van mijn iPad of iPhone kan gebruiken. Ik voelde namelijk wat RSI-achtige klachten opkomen. Daarom wissel ik nu veel meer af tussen mijn vinger en de pen. Er zijn ook apps, bijvoorbeeld FastFinga, en Chalk waarmee je met deze stylus kunt schrijven op je iPad. Hiermee ben ik nog aan het experimenteren.”

“Naast mijn iPad heb ik momenteel nog een Samsung X420 notebook met Windows 7. Deze notebook zal ik waarschijnlijk niet vervangen omdat ik bijna alles met de iPad doe. Voor de enkele keer dat ik onderweg Windows applicaties nodig heb, gebruik ik mijn USB stick met portable apps. De notebook is een soort huisgebonden desktop-pc geworden, ik ga er in elk geval niet meer mee slepen. Een enkele keer gebruik ik hem thuis nog voor het uitwerken van langere teksten of het bijwerken van Evernote. De Evernote Windowsclient kan namelijk net even iets meer dan de iPad app. Ik verwacht dat dit echter snel zal veranderen omdat de toekomst tabletcomputing is. O ja, thuis liggen ook nog ergens in een hoekje een onhandige smartphone en een loodzware en kostbare notebook ‘van de zaak’, met verouderde software, te verstoffen.”

3. iPhone met JotNot Scanner Pro

“Voorheen liep ik nog met twee telefoons rond, een voor privé en de ander voor werk. Nu heb ik het zakelijke sim-kaartje in mijn privé-iPhone gestopt. De iPhone gebruik ik veel in combinatie met de standaard bijgeleverde headset. Ik raad iedereen aan om zelf in te investeren in een fijne smartphone als je werkgever er niet aan wil meedoen. Ook privé heb je er namelijk veel voordeel van. De iPhone laat zich verder prima combineren met de carkit in de leaseauto van mijn werkgever. Op kantoor hebben we helaas nog een eigen telefooninfrastructuur. Ik heb mijn doorkiesnummer daarom maar permanent doorgeschakeld naar mijn iPhone.”

“Mijn favoriete app voor de iPhone is JotNot Scanner Pro. Hoe digitaal georiënteerd ik ook ben, gevoelsmatig vind ik het zo nu en dan prettig om gebruik te maken van mijn vulpen in combinatie met kleine losse systeemkaartjes. Die gebruik ik bijvoorbeeld voor het maken van korte notities tijdens vergaderingen, als geheugensteuntje met een paar kernwoorden voor het geven van presentaties of in situaties waarin ik mijn tas en iPad niet bij me heb. Dan heb ik altijd wel een paar losse kaartjes in mijn portemonnee zitten. Als ik de informatie op de kaartjes nog nodig heb, digitaliseer ik ze via de JotNot app op mijn iPhone. Mooi is dat deze app automatisch papierformaten herkent en je kunt kiezen om iets in kleur of zwart wit op te slaan. JotNot gebruik ik daarnaast voor het maken van foto’s van: flipovers, whiteboards of dia’s tijdens een presentatie. De JotNot scans importeer ik in Evernote, waarna ik er thuis de benodigde metadata (tags) aan toevoeg om alles snel te kunnen terugvinden.”

Favoriete software top 3 voor onderweg

“Laat ik beginnen met te zeggen dat ik volledig onafhankelijk werk van de ICT-infrastructuur in onze organisatie. Die loopt zeker 5 jaar achter. Mijn ervaring is dat afdelingen ICT in grote organisaties goed zijn in het ontwikkelen van hun eigen context waarbij de focus ligt op techniek in plaats van een optimale gebruikerservaring. Mijn advies aan kenniswerkers in grote organisaties die niet tevreden zijn over de ICT infrastructuur, en zich ook niet gehoord voelen: gewoon zelf doen! Dit past volledig in de gedachte van HNW waar het draait om eigen verantwoordelijkheid nemen. Ga overigens ook niet klagen bij ICT als het een keertje misgaat, want dat is dan ook je eigen verantwoordelijkheid. Verder is mijn grondhouding dat alles wat de afdeling ICT voor me wil doen mooi meegenomen is, maar ik reken helemaal nergens op. Ik heb nog een tijdje ICT-pilots op het gebied van HNW meegedraaid, maar het is een illusie om te denken dat ze meegaan in de snelheid waarmee de wereld verandert. Waarom zouden ze bijvoorbeeld overstappen naar externe cloud-applicaties als ze zelf een prima interne omgeving hebben aangelegd? Het tast hun eigen werk en bestaansrecht aan. Begrijp me niet verkeerd, het is zeker niet zo dat ze de zaak doelbewust saboteren, maar je kunt ook niet zeggen dat ze enthousiast meewerken en denken.”

1. Google cloud applicaties

“Google weet in veel gevallen goed hoe ze de beste dingen van anderen op het juiste moment nog beter kunnen maken. Hun oplossingen werken prima samen met apparatuur van anderen. Ik doe zo’n beetje alles met de applicaties van Google: mailen, agenda bijhouden, contacten synchroniseren tussen mijn apparaten, bookmarks bijhouden, documenten schrijven of mijn vrouw via Latitude laten weten hoe ver ik van huis ben wanneer ze op me wacht voor het avondeten. Het enige dat ik niet doe met Google applicaties is het opslaan van naslagmateriaal en projectgerelateerde informatie, dat doe ik in Evernote. Het handige van de Google oplossingen is dat het makkelijk is om ernaar over te stappen omdat iedereen al gewend is om te werken met de Google zoekmachine. De Google Apps suite biedt voor grote organisaties een prachtig alternatief voor kostbare Microsoft Exchange omgevingen die intern beheert moeten worden. Verder kan ik niet wachten dat Google Voice ook in Nederland beschikbaar komt.”

2. Evernote, Docs2Go & Google Docs

“Voor het onderweg bij de hand hebben van documenten en andere informatie gebruiken de meeste van mijn collega’s nog USB sticks. Het vervelende daarvan is dat ze niet getraind zijn om hun documenten te encrypten met een applicatie zoals bijvoorbeeld Truecrypt.org. Bij verlies kan dit veel ellende veroorzaken. Ik gebruik zelf een combinatie van Google Docs om teksten te schrijven, Docs2Go om verschillende soorten documenten makkelijk op mijn iPad te zetten en bewerken, en Evernote voor het bewaren en snel terugvinden van naslagmateriaal en projectinformatie. Het prachtige van Evernote is dat ze zo’n beetje alle apparaten en platforms ondersteunen, waarmee je letterlijk overal en altijd over je informatie kunt beschikken. Een handige tip voor Evernote gebruikers die ook Google Chrome gebruiken, is de Chrome extensie waarmee je Evernote items ook in de zoekresultaten van Google verschijnen. Zo heb je altijd een actueel overzicht van alle informatie rondom een bepaald onderwerp. Belangrijk om te vermelden is dat ik de discipline heb opgebouwd om dagelijks nieuwe documenten en informatie die ik in Evernote heb geplaatst te voorzien van de juiste tags, zodat ik alles makkelijk kan terugvinden.”

3. Remember the Milk (RTM)

“Voor het managen van mijn taken en projecten gebruik ik Remember the Milk.  RTM is vanuit overal toegankelijk via internet, maar ook via de handige applicatie die je kunt installeren op je smartphone. Binnenkort komt RTM ook naar de iPad. Ik heb een tijdje geprobeerd om taken en projecten te managen met Evernote, maar dat werkt niet optimaal. RTM heb ik verder volledig ingericht volgens de principes van Getting Things Done. Op mijn weblog vind je een uitgebreide blogpost over hoe ik RTM gebruik. Dagelijks doe ik tijdens het ontbijt een korte review waarbij ik met RTM bepaal welke taken ik die dag ga doen op basis van context en hoe ik me voel. De belangrijkste taken bundel ik vervolgens met de Pomodoro techniek in kleine blokjes van 25 minuten, waarin ik ze gedurende de dag afhandel. Uiteraard probeer ik in mijn planning altijd zo flexibel mogelijk te blijven, omdat je dag nooit helemaal te voorspellen is.”

Favoriete low-tech tools top 3 voor onderweg

1. Twee plastic dozen

“Plaatsonafhankelijk kunnen werken vraagt dat je altijd wat te eten bij je hebt. Ik wil niet afhankelijk zijn van kantines of cafés. Daarom heb ik altijd een tweetal plastic dozen bij me. Een waarin ik brood en fruit meeneem voor het geval ik terecht kom in een achterlijk lange vergadering of voor als ik zin heb om in het bos of op de hei te gaan werken. Naast brood en fruit heb ik ook altijd een mueslireep als tussendoortje bij me. In het andere plastic doosje heb ik altijd wat klein ‘werkgrut’ bij me zoals kaartjes, penvullingen, pillen en klemmetjes.”

2. Wandelparaplu

“Net zo belangrijk als wat te eten bij me hebben, is de lichtgewichtwandelparaplu die makkelijk te dragen is doordat je hem kunt omhangen. Ik verplaats me namelijk het liefst met de combinatie van openbaar vervoer en lopen. Ik hou namelijk erg van buiten zijn en wandelen. Daarnaast is het grote voordeel van het openbaar vervoer dat ik mijn tijd veel leuker kan besteden dan in de auto. Bijvoorbeeld lekker met Spotify mijn favoriete muziek beluisteren of nieuwe muziek ontdekken, maar ook gewoon nog wat werk verzetten. In de trein loopt alles meestal lekker door elkaar heen.”

3. Tickler file en IN-bakje

“Vroeger sleepte ik de hele dag met een loodzware Samsonite koffer met met daarin uiteenlopende mappen en losse papieren waarvan ik het gros niet eens op de dag zelf nodig had. Die papieren tijd is nu gelukkig voorbij. Bij sommige gelegenheden ontkom ik er echter niet aan om bepaalde papieren items bij me te hebben. Bijvoorbeeld een treinticket voor de Thalys naar Brussel of een toegangspasje voor een energiebedrijf. Dit soort zaken die ik op een bepaalde dag nodig heb bewaar ik thuis in mijn tickler file conform de leest van David Allen. De tickler file bestaat uit 43 mappen: waarvan 31 voor de dagen van de maand en 12 voor de maanden van het jaar. Het aantal papieren items dat ik nog in de tickler file bewaar wordt overigens steeds minder.”

“Dit systeem valt of staat overigens bij de gewoonte om elke dag even in de map van die dag kijken. Hetzelfde geldt voor het bekende IN-bakje uit het systeem van David Allen. Mijn vrouw en ik hebben allebei ons eigen IN-bakje waarmee we snel eventuele papieren items kunnen uitwisselen, zonder dat deze door het hele huis gaan zwerven. Over David Allen gesproken: ik vind het een slimme vent, ik leef met zijn systeem – maar het is een ongelofelijke digibeet. De hoeveelheid papier die hij nog in zijn systeem heeft zitten is gigantisch. Een zero based inbox met papier bijhouden is onnodig arbeidsintensief. Sinds kort heeft hij ook een iPad, ik ben benieuwd of hij daarmee tot nieuwe inzichten gaat komen…”

Favoriete communicatiemethode

“Op het gebied van communicatie in werkomgevingen heb ik zo’n beetje alles meegemaakt. Van de handtypemachine met carbonvelletjes tot het gebruik van social media. Ondanks mijn leeftijd blijf ik graag een echte early-adaptor. Ik herinner me nog de sensatie van de eerste e-mails. Dat ging toen via bulletin boards waarmee je elkaar berichtjes kon nalaten. Daarvoor moest je via de telefoonlijn inloggen op de computer van een ander. Het was ruim 20 jaar geleden toen ik hiermee thuis begon te experimenteren.”

“Via tekst communiceren is veruit mijn favoriete communicatiemethode, omdat ik daarbij zelf kan besluiten in welke context ik er iets mee doe. Ik kan kiezen wanneer ik een langere e-mail beantwoord en op een DM-bericht via Twitter hoef ik ook niet direct te reageren. Dit kan prima op een geschikt moment later op de dag, wanneer ik ook communiceer via sociale media. De rust die communiceren via tekst met zich meebrengt staat in contrast tot het gebruik van de telefoon die heel direct en indringend is.”

“Wat ik wel heb geleerd is om me zoveel mogelijk aan te passen aan de communicatiewensen en rituelen van anderen. Zo bereik je het snelst resultaat. Sommige collega’s vinden het fijn om gebeld te worden, dan bel ik ze. Anderen vinden het fijn als ik persoonlijk langskom, dan ga ik bij ze langs wanneer ik in de buurt ben of maak ik een carpoolafspraak. Ik verwacht daarom ook veel van het aankomend nieuwe communicatieconcept van Facebook waarbij je als gebruiker kunt aangeven via welk beschikbaar communicatiekanaal je het liefst benaderd wordt. Dit zorgt ervoor dat wanneer je iemand zijn contactgegevens toevoegt aan je systeem, er automatisch wordt aangegeven hoe je het beste met deze persoon kunt communiceren. Het is slim om daar voor jezelf eens goed over na te denken, in plaats van alle communicatiekanalen maar zo op je profiel te zetten.”

Bron van de blog:Gerald Essers is oprichter van het TIJDwinst.com, professioneel spreker, auteur van boek 'Slimmer Werken met het Kantoor in je Tas', initiatiefnemer van ‘Slimmer werken met het kantoor in je tas’ op Facebook, nomad worker, ondernemer en levensgenieter uit Maastricht.